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社長気づいて!この損失

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ある会社の社長さんとアスコムのA君との会話です。
A君は通信機器やOA機器に精通し、中小企業の事情も知り尽くしたビジネスアドバイザーです。

 
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外出中に入った電話の対応が遅れる

【社長】 最近、忙しゅうて事務所におる暇ないわ。
【A君】 社長、事務所に帰ってきたら机の上にメモありません?
【社長】 メモだらけや!それが何や。
【A君】 メモ見て初めて、その仕事(問い合わせ)にとりかかるわけですよね。
【社長】 そうや。
【A君】 ただ、メモが間違えてることとか、急いでる事やのに何でのんきにメモで残してんねんって思ったりしたことあるでしょ。
【社長】 そやなぁ。
【A君】 確実に、正確にリアルタイムに伝われば、急ぎの用件には対処できるわけですよね。
見積もりの話なんか、連絡遅くなったら仕事をフイにするかも。避けたいとこですよね。
【社長】 まったく、その通りや!
【A君】 それやったら、事務員さんに伝言を送ってもろたらえぇですやん。
【社長】 は?どういうこっちゃ?
【A君】 メモ書かすのやめさせるんですよ。
【社長】 は?どういうこっちゃ?
【A君】 もろた電話の会話を丸ごと社長や営業さんの携帯に転送させるんですよ、自動で。
事務員さんの負担もないし、ミスもなくなりますよ。
 
⇒ 【ボイスメール】
 
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外出中に会社に入ったFAXは、帰らないと確認できない

【社長】 この間、外出中にエライ大事なFAXが届いとって、商談が流れるとこやったわ
【A君】 社長は、ファックス届いたこと、いつ知ります?
【社長】 会社帰ってからか、お客さんから連絡もらったときやな。
【A君】 外出してる時は、どない言いますん?
【社長】 会社帰ったら見るからって。
【A君】 お客さん急いではったら?
【社長】 戻れたら会社戻るけど、無理なこともあるからなぁ。戻るのも時間かかるやろぉ。
【A君】 社長、携帯持ってますよねぇ。
【社長】 そらぁ持ってるわ。
【A君】 それやったら、事務員さんに送ってもろたらえぇですやん。
【社長】 は?どういうこっちゃ?
【A君】 メールに送ってもらうんですよ。
会社にインターネットもあるでしょ。あれも月々金払ってるんやし、使えるだけ使わんと。
今の携帯はありがたいことに、メール機能がついてるだけやなくて、ファイルも文書も見れたりするんですよ。
携帯は、移動する事務所みたいなもんですよ。
 
 
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書類がどんどん増えて、整理が大変!探すのも大変!

【社長】 書類の整理中やから散らかってるけど、ま、座って。
【A君】 社長、書類ぎょうさんありますねー。整理すんのん大変ちゃいますか?
【社長】 めちゃめちゃ、しんどいで。
それだけやなくって、その後も大変や。こんなん、急に必要になるやろ。
どこにあるかを探すのが、めっちゃ時間かかんねん。
書類が「ここにいてるよー」って言ってくれたら、余計な時間使わんでも済むんやけどなぁ。
【A君】 できますよ。社長が言うてること。
【社長】 またまたぁ。小さいオッサンがあっちゃこっちゃ探してくれるとでも言うんか?
【A君】 それも一つですねぇ。
ま、僕が知ってる方法は、パソコンに保存してまうんです。
社長、インターネットのヤフー知ってます?
【社長】 知ってる。俺のパソコンの最初の画面や。
【A君】 何か調べたいとき、キーワード入れて検索するでしょ。
そんなふうに、探したい書類のキーワードを入力して検索するんです。
そしたら、勝手に探して「はい、見つけましたー」って教えてくれます。
【社長】 そんなん出来んの?
【A君】 できるんですよー。僕もやってますけど、めちゃ便利!
紙ちゃうからボロボロなれへんし、探すの簡単。
極めつけは、めっちゃ時間を節約できる!
 
 
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営業中、参考資料を取りに戻る、急ぎの見積書を作る為に戻る

【社長】 商談中に参考資料が足りなくて戻ってきたんや。また、明日出直しや。
【A君】 唐突ですけど、社長は携帯電話選ぶとき、何を基準に選びました?
【社長】 値段!
【A君】 そんだけ?
【社長】 値段だけ。結局、どれも一緒やん。
【A君】 じゃ、次選ぶときは、よかったらこれも一つの判断基準にしてくださいね。
【社長】 ほぉ、何やねん?
【A君】 メール。
【社長】 そんなんみんな出来るやんけ!
【A君】 まぁ、もうちょっと続きを聞いてください。
お客さんとこ行って、自分が予想してたことだけ聞かれることってありませんでしょ?
そんときは、「帰ってから調べます」って言うてしのぐとか。
【社長】 そやなぁ。
【A君】 その場で回答できたら商談もはよ進むから、ほんまは「あの資料見れたらなぁ」なんて思うこともあると思うんです。
そんなときに役立つのがメールなんです。添付資料が見れるメール。
今の携帯って、ほんまパソコンに近いもんで、資料とか添付でもらっても見れるんです。
【社長】 へえ、そうなん!?
【A君】 資料全部を頭の中に入れる、なんて誰にとっても難しいでしょ。
だから、そんな時に、添付ファイルが見れる携帯が営業を支えてくれるんですよ。
見るだけじゃなくて、文書の編集もできる携帯電話もあるんですよ。
 
 
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固定電話・携帯電話、とにかく通信費が高い

【社長】 毎月の通信費、頭の痛いこっちゃ。昔は携帯電話なんかなかったけどなあ。
【A君】 ですよねぇ。高いけどなくすわけにもいかない。お客さんとつながるから、商売がなりたつわけですから。
【社長】 そやねん。うちは通話料の一部を負担するんやけど、請求書見ると・・・
ほんで、事務処理の手間まで増えてん。 
【A君】 他の会社でもそういうとこ多いですよ。最近は、会社で携帯を支給のが増えてるんですよ。
【社長】 なんで?
【A君】 社長、IP電話って知ってます?
【社長】 聞いたことある。うっとしいほど一時セールス来たからな。安い安い言うてたのは覚えてるわ。
【A君】 あぁ。事務所にめちゃめちゃ高い装置つけるやつでしょ。
今はそんな高いのんいらないんですけどね。
今回の話はそれとは別で、携帯です。
携帯ですけど、そこらの料金プランではなくて、そのうわさのIP電話の料金プランでかけれるんですよ! 
【社長】 は?
【A君】 IP電話って会社の電話からかけるもんやったんですよ。050ほにゃほにゃっていう番号で。
で、この050ほにゃほにゃを090、080ほにゃほにゃの代わりに使うんです。
イメージはこんな感じです。
【社長】 ほぇ〜。 
【A君】 それとね、社員の自己負担やったら、かけるべき電話もかけないこともありうるみたいなんですよ。仕事の電話ですからねぇ。
会社戻ってからかけるらしいんですけど、急やったときはお客怒らせてしまったり。
あと、個人の電話機に会社の顧客情報入れるのは最近何かと問題にも なりかねないってこともあります。
ま、個人の携帯使わせると何かと問題あるんですよ。
法人契約のほうが料金プランも安いのがあるし、これらの問題クリアするなどの理由で、会社支給が増えてるんですよ。
【社長】 なるほどな。うちらも考えてやらんとな。
しっかり気分良く仕事してもらわんと困るしな。ほな、資料ちょうだい。すぐに!
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